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    Planificación presupuestaria: cómo asignar correctamente los recursos económicos

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    Si busca el significado del binomio planificación presupuestaria, lo encontrará en el título de este artículo: planificación para saber cómo gastar los recursos. No se trata de un concepto nuevo, ya que los primeros ejemplos de prácticas presupuestarias se remontan a cien años atrás, cuando las grandes organizaciones industriales introdujeron el uso formal de herramientas de cálculo para gestionar los flujos de caja y los costes. Durante los años 60, la planificación presupuestaria también se utilizó para los sistemas de incentivos para orientar y evaluar el rendimiento de la gestión. 

    Hoy en día, la planificación presupuestaria es una práctica universalmente seguida y se ha convertido en una herramienta estándar en las organizaciones por su importancia en el seguimiento y la maximización del valor, una especie de piedra angular del control de gestión. Por lo tanto, la planificación presupuestaria puede ser una herramienta de referencia, comunicación, seguimiento y evaluación de los resultados de la empresa.

    Planificación presupuestaria, qué es y para qué sirve

    La planificación presupuestaria básicamente consiste en crear un plan de gastos, que puede utilizarse para tomar decisiones estratégicas en la empresa y orientar los cambios organizativos en todos los departamentos. Con una buena planificación presupuestaria, las partes interesadas de su empresa pueden hacerse una idea más concreta de la situación y las necesidades financieras actuales y futuras de la organización.

    La planificación presupuestaria suele constar de tres pasos:

    • Planificación: en esta fase, los directivos de la empresa discuten y deciden los objetivos financieros de la organización para un determinado periodo de tiempo, normalmente cinco años.
    • Planificación presupuestaria: puede considerarse un plan basado en la forma en que las partes interesadas se ajustarán al presupuesto; consiste en los beneficios y gastos de la empresa, las deudas y todos los ingresos previstos.
    • Previsión: esta parte del proceso de planificación presupuestaria consiste en utilizar los datos financieros históricos de la empresa y el estado actual del mercado para determinar, es decir, proyectar, cuánto ganará su empresa en el futuro. 

    La planificación presupuestaria efectúa la asignación de recursos económicos a través de un proceso de toma de decisiones, por tanto, si se emplea más racionalidad, se puede mejorar el rendimiento de la inversión. En este caso, el papel de la inteligencia artificial puede ser muy importante, ya que con su potencial ofrece la oportunidad de optimizar los procesos de asignación. Vamos a descubrir cómo.

    Planificación presupuestaria, cómo mejorarla con la IA

    Vamos a empezar por la evaluación comparativa, que puede mejorarse utilizando técnicas de análisis de texto, es decir, esa parte de la IA llamada procesamiento del lenguaje natural ((Natural language processing – NLP). Al extraer información del texto, se pueden obtener datos estructurados de cualquier tipo. En este caso, los algoritmos pueden ayudar a su organización a identificar mejor las expectativas y necesidades para apoyar la toma de decisiones. Con la información obtenida se puede realizar una comparación para entender las relaciones y evaluar la fijación de objetivos para decisiones futuras (análisis predictivo).

    Otra oportunidad de la IA procede de la identificación de las relaciones causa-efecto en las cadenas de valor. Se pueden identificar nuevas ideas que pueden ayudar a los gestores de marketing y finanzas a medir mejor el rendimiento de la inversión. Además, se pueden crear patrones de gasto optimizados; vamos a dar un ejemplo práctico: para identificar el número ideal de profesionales de la venta o predecir las decisiones de compra de los clientes. 

    Limitaciones de la IA en los procesos presupuestarios y cómo superarlas

    A pesar de las evidentes oportunidades que ofrece en los procesos presupuestarios, la IA también plantea retos y limitaciones que hay que tener en cuenta. Gartner ha identificado y descrito tres obstáculos principales: 

    1. la mala calidad de los datos;
    2. sesgo en el diseño de modelos de inteligencia artificial;
    3. el miedo del personal a perder su trabajo.

    Son obstáculos que pueden superarse con las medidas oportunas. Para superar el primero, Gartner recomienda convalidar los resultados de la IA en un grupo más amplio de perspectivas diferentes. Por ejemplo, el equipo de TI puede ayudar a convalidar la capacidad del modelo de inteligencia artificial para encontrar anomalías o excepciones que podrían deteriorar los resultados. 

    En cuanto al sesgo, conviene garantizar que los conjuntos de datos sean diversificados para que el personal pueda realizar correlaciones y análisis comparativos e identificar las respuestas correctas e incorrectas cuando la IA produce una predicción o predice el rendimiento empresarial, reduciendo así el riesgo.

    Por último, para contrarrestar el miedo que sienten los empleados a que la inteligencia artificial los sustituya en sus tareas, hay que desarrollar una cultura digital en la empresa para integrar la IA con el juicio humano. Las capacidades digitales del personal ayudan a aceptar mejor la IA en el lugar de trabajo y a mejorar la toma de decisiones y la eficiencia de los procesos por medio de la propia inteligencia artificial.